Analisis Pekerjaan

            Pekerjaan adalah komponen dasar struktur organisasi dan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi yang ingin berhasil harus memberikan perhatian bagaimana pekerjaan di desain. Suatu pekerjaan yang sesuai untuk seseorang, yang menimbulkan motivasi dan kinerja tinggi, hanya dapat diraih bila pekerjaannya jelas.

            Analisis pekerjaan adalah suatu proses yang digunakan untuk menentukan dan menggambarkan isi pekerjaan sedemikian rupa sehingga gambaran yang jelas mengenai pekerjaan itu dapat disampaikan kepada orang yang memerlukan informasi untuk tujuan manajemen.

1.      Penggunaan Analisis Pekerjaan

            Fungsi analisis pekerjaan dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut :

a.       Perencanaan SDM.

b.      Seleksi.

c.       Evaluasi pekerjaan.

d.      Pelatihan dan pengembangan.

e.       Desain ulang pekerjaan.

f.       Manajemen kinerja.

g.      Peninjauan dan restrukturisasi organisasi.

h.      Hak-hak pegawai.

2.      Informasi yang Harus Didapat

            Analisis pekerjaan secara khusus dilaksanakan untuk mendapatkan informasi seperti berikut :

a.       Identifikasi pekerjaan

Meliputi jabatan, departemen atau seksi, jumlah pekerja dan pekerjaan, serta nama orang yang menduduki jabatan tersebut.

b.      Jalur pelaporan

Meliputi nama jabatan ke arah mana pekerjaan langsung di laporkan, nama pekerjaan yang langsung di laporkan, setiap jaringan koordinasi utama dan jaringan fungsional

c.       Isi Pekerjaan

Meliputi tujuan utama pekerjaan, batas-batas wewenang dari pekerjaan tersebut, dan tanggung jawab atau tugas khusus yang harus dilakukan.

d.      Ukuran dan standar kerja

Hasil yang diharapkan dari pekerjaan dan standar yang harus dipenuhi.

e.       Karakteristik pribadi

Pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang harus dimiliki oleh penjabat untuk dapat melakukan pekerjaan tersebut dengan baik.

f.       Batasan-batasan

Menetapkan batasan kekuasaan dan kebebasan dalam membuat keputusan.

g.      Data statistik yang relevan

Anggaran yang terperinci, peralatan dan sumber-sumber lain yang merupakan tanggung posisi tersebut, maupun data-data yang berhubungan dengan hasil dan beban kerja.

h.      Kondisi kerja

Setiap informasi tentang lingkungan kerja maupun setiap kondisi khusus yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut.

i.        Informasi yang lain

Meliputi hal-hal lain  yang mungkin relevan dengan pekerjaan tersebut.

3.      Prinsip Analisis Pekerjaan

Prinsip utama yang harus diingat dalam membuat analisis pekerjaan :

a.       Analisis, bukan daftar tugas

Analisis pekerjaan harus menguraikannya menjadi bagian-bagian komponennya, dan bukan hanya mencantumkan aktivitas yang harus di laksanakan.

b.      Pekerjaan, bukan orang

Analisis tersebut mengenai pekerjaan, bukan mengenai bagaimana seseorang melakukan pekerjaan tersebut.

c.       Tidak dinilai

Dalam menganalisis pekerjaan, para analisis hanya memusatkan pada isi yang sebenarnya dan bukan pada faktor memadai atau tidaknya serta logis atau tidaknya isi tersebut. Sedang penyimpangan yang terlihat harus dianggap sebagai bagian dari masalah organisasi, bukan masalah penganalisis kerja.

d.      Pekerjaan seperti apa yang ada pada saat ini

Analisis harus hanya mempertimbangkan apa isi pekerjaan seperti apa yang ada pada saat ini dan mengabaikan perubahan-perubahan yang mungkin timbul di masa yang akan datang, yang mungkin saja tidak akan pernah terjadi, serta mengabaikan yang terjadi di masa lalu, yang bukan lagi bagian dari pekerjaan tersebut.

4.      Teknik Analisis Pekerjaan

            Ada sejumlah tekik analisis pekerjaan yang dapat digunakan sendiri-sendiri atau hanya sebagai salah satu dari sejumlah pendekatan yang berbeda. Dan adakalanya mengkombinasikan teknik tersebut untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Berikut beberapa teknik analisis pekerjaan :

a.       Wawancara

Adalah salah satu cara utama untuk mendapatkan informasi tentang suatu pekerjaan. Biasanya analisis akan mewawancarai penjabat dan harus menghasilkan persiapan deskripsi pekerjaan. Hasilnya akan dikonfirmasikan oleh sipervisior langsung penjabat yang diwawancar, kemudian dilakukan beberapa penyesuaian terhadap hasil wawancara tersebut. Hasil akhir adalah hasil yang disetujui oleh semua pihak.

b.      Laporan tertulis

Penjabat dapat diminta menulis deskripsi pekerjaan mereka sendiri. Bagaimanapun akan ada variasi tentang bagaimana laporan tersebut ditulis, terutama jika tidak ad petunjuk yang jelas, dan kualitas informasinya akan tergantung pada keahlian penulis. Pendekatan semacam ini memerlukan pelatihan dan petunjuk yang jelas.

c.       Kuesioner

Adalah salah satu cara yang banyak digunakan untuk mendapatkan informasi tentang pekerjaan, terutama bila populasi pekerjaan yang diliputi luas. Ini adalah cara yang lebih cepat dan lebih murah untuk mendapatkan informasi dibandingkan dengan wawancara. Keterbatasan yang paling besar dalam penggunaan kuesioner adalah seberapa jauh orang-orang mau dan dapat mengisinya secara lengkap.

d.      Daftar periksa

Suatu daftar periksa memuat hal-hal yang dapat diterapkan pada pekerjaan tertentu. Penjabat dan supervisior diharuskan untuk menandai hal-hal yang dapat diterapkan di pekerjaan.

e.       Buku harian dan catatan kerja

Buku harian dan catatan kerja dapat digunakan untuk mencatat aktivitas sehari-hari. Pendekatan ini lebih tepat untuk pekerjaan-pekerjaan tingkat tinggi dan bersifat manajerial.

f.       Observasi

Observasi biasanya dianggap sebagai salah satu cara yang paling akurat dalam memperoleh informasi pekerjaan dan telah banyak bantuannya terhadap rencana penelitian kerja selama bertahun-tahun.

g.      Observasi partisipan

Obsevasi partisipan melibatkan para analisis yang seharusnya melakukan pekerjaan untuk memperoleh informasi.

h.      Metode insiden penting

Adalah salah satu bentuk metode dimana penjabat diminta untuk mengingat kembali insiden-insiden atau kejadian-kejadian penting yang telah terjadi pada saat pekerjaan dilakukan.

i.        Analisis tugas hierarki

Melalui pendekatan ini pekerjaan diuraikan menjadi serangkaian hierarki tugas yang kemudian diuraikan menjadi sub-sub tugas.

j.        Jaringan repertori

Teknik jaringan repertori memfokuskan perhatian pada isi pekerjaan dengan cara membedakan antar pekerja terbaik dengan terburuk.

5.      Menulis Deskripsi Pekerjaan

            Setelah pekerjaan di analisis, biasanya diikuti dengan penulisan deskripsi pekerjaan. Bentuk dan isinya tergantung pada pekerjaan yang dijabarkan dan kemana pekerjaan akan diterapkan. Biasanya pada saat menulis deskripsi pekerjaan, kita perlu mengetahui alasan penyiapannya dan sangat masuk akal jika deskripsi pekerjaan ditulis sedemikian rupa sehingga mempunya banyak kegunaan.

Isi deskripsi pekerjaan

Isi suatu deskripsi pekerjaan yang tepat akan bervariasi sesuai dengan jenis pekerjaan, organisasi, dan lingkungan. Sebagian besar deskripsi pekerjaan berdasarkan alasan kenapa dibuat sebaiknya mencakup hal berikut :

a.       Nama Jabatan

Nama yang tepat untuk suatu posisi harus dijelaskan secara singkat dan akurat.

b.      Detail Identifikasi Kerja

Meliputi setiap pekerja atau sejumlah pekerjaan yang akan membantu mengidentifikasi posisi tersebut.

c.       Nama Penjabat (Pemegang Jabatan)

Nama orang yang menduduki jabatan tertentu.

d.      Garis Pelaporan

Kepada siapa penjabat harus melapor biasanya disertakan, atau bagan organisasi dilampirkan sebagai bagian dari deskripsi pekerjaan.

e.       Tujuan Pokok Pekerjaan

Biasanya akan berguna untuk menulis alasan keberadaan suatu pekerjaan dalam satu atau dua kalimat.

f.       Tugas-tugas Atau Tanggung Jawab

Bagian utama dari deskripsi pekerjaan biasanya menyusun tugas-tugas atau tanggung jawab penjabat.

g.      Konteks

Harus ada deskripsi tentang konteks dimana pekerjaan harus dilaksanakan.

h.      Kontak

Jaringan utama komunikasi antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain.

i.        Bawahan

Jumlah dan tingkat pekerjaan yang dilaporkan kepada penjabat harus dicatat meskipun informasi ini dapat dilihat juga pada bagan organisasi.

j.        Dimensi

Setiap data finansial atau statistikal yang relevan dengan pekerjaan harus diikutsertakan.

k.      Kondisi Kerja

Bila ada kondisi kerja khusus yang berlaku di tempat kerja.

l.        Pengetahuan, Keahlian, dan Pengalaman

Mencantumkan pengetahuan, keahlian dan pengalaman di dalam dokumen bertujuan untuk keefektifan kinerja dari penjabat tersebut.

m.    Kompetensi

Merupakan karakteristik dan kualitas individu yang memungkinkan mereka bekerja secara efektif.

n.      Informasi lain

Informasi lain yang berguna untuk di masukkan ke dalam deskripsi pekerjaan.

o.      Tanda Tangan dan Tanggal

Setiap deskripsi pekerjaan harus ditandatangani, baik oleh penjabat maupun manajer langsung mereka untuk menunjukkan bahwa dokumen tersebut sudah disetujui.